Nonostante il periodo di grande difficoltà a livello globale, molte Aziende stanno portando avanti a gran ritmo la loro attività e di conseguenza capita spesso che abbiano esigenza di inserire una nuova Segretaria.
Quale che sia la dimensione dell’Azienda, gioca un ruolo decisivo all’interno dell’organizzazione perchè coordina le attività trasversali al business di riferimento consentento ai professionisti di dedicarsi alle loro mansioni principali.
Prima di tutto: cosa fa una Segretaria?
Le principali mansioni sono : organizzazione indipendente delle attività di segreteria ordinaria. Gestione e smistamento delle chiamate in entrata e della corrispondenza cartacea e via web. Attività amministrative e gestione della contabilità Redazione autonoma di lettere, documenti, relazioni, presentazioni. A seconda poi della tipologia di azienda, ci sono segretarie che si occupano anche del parco auto, dei servizi generali o delle facilities in senso più generale. Alcune, soprattutto in azienda di produzione, hanno anche un ruolo di back office o di piccola amministrazione e contabilità. Dunque oltre alla fondamentale conoscenza della lingue inglese, è importante anche la conoscenza di SAP ad esempio, o di principi base di contabilità.
Le segretarie più evolute, o Segretarie di Direzione, si occupando anche di collettare i documenti per i Consigli di Amministrazione e di seguire i vari adempimenti di diritto societario connessi a queste riunioni.
Dunque: come si cerca una valida Segretaria?
L’unica soluzione è la caccia diretta, Head Hunting puro: si chiama con un pretesto l’Azienda target, ci si fa passare con una scusa la figura in questione e solo quando abbiamo al telefono il contatto che ci interessa, riveliamo il reale motivo della nostra chiamata.
Non commettete l’errore di pensare che l’Head Hunting sia una pratica usata solo per cercare Quadri o Dirigenti! A titolo di esempio, in Ricercamy abbiamo maturato una solida esperienza anche nella caccia di profili che lavorano in produzione e su macchinari.
Naturalmente sono operazioni molto delicate soprattutto perchè bisogna “prelevare” da un ufficio una persona che ci sta lavorando! Dunque queste chiamate vanno gestite con competenza, discrezione e professionalità, di conseguenza è necessario affidarsi a chi, come Ricercamy, lo fa di mestiere! Affidandovi a noi potrete avere diversi vantaggi : mantenere l’anonimato rispetto all’esigenza del vostro brand, avere informazioni recuperate qui ed ora e non da vetuste banche dati che non possono essere aggiornate al momento reale e soprattutto utilizzare il vostro tempo per altre urgenze visto che l’Head Hunting è una attività estremamente time consuming.
Dal punto di vista commerciale cambiano anche le regole di ingaggio fra Ricercamy e i suoi Clienti! Basta pagare fee esagerate, forfait o “gettoni” per ciascun inserimento fatto in azienda! Con la nostra tariffa SMART pagherai esclusivamente le ore che vengono effettivamente utilizzare per la tua specifica selezione. In questo modo le tue fee saranno mediamente comprese fra il 5 e l’8% della RAL!
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Alessandra Zoppi
Responsabile Senior di Divisione
Ricercamy
