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La Segretaria di studio odontoiatrico: chi è?

La Segretaria di studio odontoiatrico è la persona preposta alla gestione dello studio, prende i contatti con i clienti, fissa gli appuntamenti, si occupa dell’accoglienza e in genere di tutto quanto è necessario per garantire il corretto funzionamento dello studio stesso.

Cosa fa?

La buona organizzazione di uno studio dentistico è uno degli aspetti essenziali per instaurare un rapporto proficuo tra medico odontoiatra e paziente. L’organizzazione che possiamo riscontrare in tali strutture non ha niente da invidiare, per quel che riguarda la complessità, ad aziende di grandi dimensioni. Il personale, i fornitori, la sicurezza, le prestazioni erogate, la gestione dell’archivio, il magazzino e la manutenzione dei macchinari sono tra le principali componenti prese in considerazione.

La risoluzione della complessità richiede un approccio di tipo frammentario, ciò la scomposizione dell’organizzazione generale in singole attività che la compongono. Queste attività possono essere inscritte all’interno di un documento definito protocollo, esso è un documento pubblico che rimane sempre disponibile all’interno dello studio. Le unità di base, le attività e i protocolli, devono poi essere assemblate a costituire unità funzionali più grandi: i processi. Un processo è un insieme di attività correlate tra di loro che sono finalizzate al raggiungimento di un risultato comune. Le attività, i protocolli, i processi sono tutte mansioni tipiche della Segretaria di studio odontoiatrico.

I clienti di uno studio dentistico tendono ad informarsi molto più di una volta, prima di iniziare un ciclo di cure chiedono preventivi contattano amici o parenti per conoscere in anticipo le persone che vi lavorano all’interno. Gli aspetti che i pazienti oggigiorno tengono maggiormente in considerazione sono: gli spazi interni dello studio, il personale presente e gli altri pazienti. Tra il personale con cui il paziente entra in contatto vi è la Segretaria di studio odontoiatrico, che è anche la persona preposta alla gestione del “protocollo”. È lei infatti che si occupa di controllare i documenti, apporre le firme e accompagnare il cliente in ogni fase del piano di cure.

La Segretaria di studio odontoiatrico deve possedere una formazione di tipo multidisciplinare e deve saper svolgere diverse mansioni. Tra le più importanti attività richieste abbiamo: la gestione degli appuntamenti, la gestione della sala d’aspetto, la convocazione dei pazienti per i controlli di routine e la gestione della corrispondenza dei fornitori e degli istituti bancari. In sostanza è una figura professionale di alto livello, alla quale vengono richieste anche competenze di base in campo medico. Perciò è fondamentale che la segretaria possegga una formazione scientifica o comunque propria del settore tecnico-sanitario. Tuttavia molto spesso la preparazione tecnica da sola non è sufficiente è importante possedere anche doti di precisione e spiccate capacità di tipo organizzativo e gestionale.

Come si diventa Segretaria di studio odontoiatrico?

Oggigiorno per svolgere le mansioni sempre più delicate e complesse presenti in uno studio odontoiatrico vengono richieste specifiche competenze. Come accennato la preparazione di base deve indirizzata verso un’acquisizione di conoscenze nel campo tecnico-scientifico. Non solo perché la segretaria deve possedere nel proprio bagaglio culturale anche una formazione nelle materie gestionali ed economiche. Ecco che per svolgere questo lavoro l’ultima cosa che si può prendere in considerazione è l’improvvisazione.

Esistono diversi corsi professionalizzanti, non solo in presenza ma anche online. Aspetto importante è che tali corsi consentano anche lo svolgimento di un tirocinio formativo in studi medici o odontoiatrici, la pratica in questo campo è indispensabile. I corsi consentono di formare personale altamente qualificato pronto per un mondo del lavoro in piena espansione. Sono, infatti, sempre più numerosi gli studi professionali, non solo odontoiatrici, e le strutture sanitarie che richiedono esperti lavoratori in qualità di Segretaria.

In sintesi cosa fa un Segretaria di studio odontoiatrico?

• Pianificare la attività presenti all’interno dello studio;
• Gestire l’agenda degli appuntamenti;
• Gestire il protocollo del paziente prima della visita;
• Guidare il paziente in tutto il piano delle cure;
• Gestire la sala d’aspetto intrattenendo i pazienti e risolvendo eventuali controversie o malumori;
• Convocare i pazienti per i diversi controlli periodici;
• Gestire le richieste dei fornitori e degli istituti bancari;
• Gestire tutta la parte contabile, i pagamenti in entrata, le fatture, i bonifici, i preventivi.

Principali caratteristiche richieste:

• Possiede un percorso formativo di tipo tecnico-scientifico ed ha frequentato corsi di specializzazione professionale;
• Possiede nozioni di legislazione sanitaria;
• Possiede una solida conoscenza del settore amministrativo e gestionale;
• Possiede una certa dimestichezza nell’uso del PC e dei principali programmi di archiviazione;
• È in grado di utilizzare l’agenda digitale per programmare gli appuntamenti;
• È in grado di monitorare la parte contabile dello studio in particolare per quanto riguarda i movimenti economici e finanziari;
• Possiede un’ottima organizzazione del lavoro e gestione del tempo;
• Possiede ottime doti di problem solving;
• Possiede ottime capacità empatiche;
• Possiede ottime doti relazionali e comunicative.

La Segretaria di studio odontoiatrico svolge un ruolo molto importante perché è la prima persona con cui il cliente si relaziona. La gestione dell’interazione ha un impatto diretto sull’andamento dei ricavi. È chiaro quindi che accogliere i pazienti e curarne le relazioni ha una notevole importanza  per un proficuo rapporto con lo studio odontoiatrico. La segretaria deve possedere una preparazione globale, sia dal punto di vista economico-amministrativo che tecnico-scientifico, è insomma una professionalità di alto profilo. Le competenze richieste da uno studio dentistico moderno richiedono ottime capacità comunicative, divulgative nonché promozionali.

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