Sei alla ricerca di un Documentalista, ma non sai come e dove ricercare figure valide per la tua azienda? Hai già provato a pubblicare un annuncio su Linkedin, Monster e Infojobs, ma oltre ad aver speso del tempo nel fare screening dei cv e non aver trovato la persona che cercavi, hai attivato qualche fornitore esterno senza risultati soddisfacenti?

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Il Documentalista: chi è?

Il Documentalista è una figura professionale che ricerca informazioni e documenti relativi ad un determinato argomento, li verifica e successivamente li rielabora. Si può considerare come un intermediario tra la fonte dell’informazione (documento scritto, filmato, sonoro ecc) e la persona che ne fa richiesta. In pratica è un ricercatore che seleziona le fonti e le rende più facilmente fruibili, scartando tutto ciò che non è attinente con i bisogni informativi dell’utente finale.

Cosa fa?

Il Documentalista opera ai fini di ricerca nella maggior dei casi quasi esclusivamente in rete, perciò più correttamente si dovrebbe definire come “Documentalista virtuale”. L’accesso alle informazioni si è ampliata nel corso degli anni grazie ad una digitalizzazione sempre più diffusa sia da parte di Enti istituzionali che da parte di privati.

In questo contesto il Documentalista virtuale è colui che ha la capacità di fornire risposte precise ad una utenza specializzata. La sua attività si concentra nella ricerca di documenti e di informazioni selezionati e nella loro diffusione e circolazione.

In Italia questa figura professionale non è ancora ben inquadrata, sovrapponendosi con altre figure lavorative come per esempio il bibliotecario, l’archivista e l’informatico. Mentre negli Stati Uniti l’Information broker ha acquisito una sua indipendenza professionale e svolge attività di intermediazione reperendo le informazioni soprattutto presso le banche dati online.

La ricerca delle informazioni da parte del professionista può svolgersi su richiesta da parte dell’utente oppure essere spontanea. In quest’ultimo caso il Documentalista svolge la propria ricerca indipendentemente da specifici quesiti, nella speranza che possano essere posti in futuro.

La sua attività si basa su diverse azioni che possiamo riassumere come segue: estrapolare le informazioni da diversi fonti ovunque esse siano reperibili; identificare le fonti e accertarsi della loro attendibilità; elaborarle per renderle più facilmente leggibili; valutare se le informazioni acquisite dall’attività di ricerca siano conformi a quanto richiesto; offrire i risultati ottenuti all’utente. Il risultato del suo lavoro è un documento diverso da quello originale, ma che nella sostanza mantiene inalterato il proprio contenuto. I dati ottenuti vengono resitituti sotto forma di abstract, una scheda, una relazione o una raccolta di links.

Le società di grandi dimensioni possiedono al proprio interno un reparto specializzato per la gestione e la ricerca di documentazione. In quelle più piccole il lavoro viene di solito esternalizzato. In genere le attività di ricerca più richieste riguardano il settore economico-finanziario, anche se vi sono casi in cui un documentalista tende a specializzarsi su un settore specifico come per esempio l’industria chimica e l’industria dei brevetti.

Come si diventa Documentalista?

Questa attività professionale ad oggi non è ancora riconosciuta dalla legge e pertanto non è previsto un percorso formativo ad hoc. Per quanto attiene agli studi universitari quelli di indirizzo umanistico o della comunicazione sono certamente da preferire. Tuttavia in considerazione del fatto che le tematiche affrontate dal Documentalista sono di tipo multidisciplinare è importante che egli possegga comunque un buon livello di cultura generale.

Altri corsi di laurea a cui possiamo accennare sono quelli che prevedono studi specifici nel campo dell’archivistica ed in particolare le classi di laurea dei Beni culturali; Archivistica e biblioteconomia; Informazione e sistemi editoriali; Tecniche e metodi per la società dell’informazione; Metodologie informatiche per le discipline umanistiche.

In sintesi cosa fa una Documentalista?

• Svolgere attività di ricerca e raccolta di informazioni e documenti;
• Organizzare e catalogare libri e documenti;
• Acquisire e catalogare nuovi materiali;
• Effettuare ricerche bibliografiche e online;
• Aggiornare le banche dati;
• Fornire all’utenza le informazioni e i documenti originali o rielaborati;
• Ottimizzare la fruizione delle informazioni avvalendosi degli strumenti informatici;
• Gestire i servizi che rendono disponibili i vari materiali;
• Controllare e assistere gli utenti nelle sale di consultazione;
• Revisionare i materiali e verificarne il loro stato di conservazione;
• Offrire attività di consulenza e formazione nel campo della gestione delle informazioni;
• Valorizzare il centro di documentazione tramite workshop, seminari e mostre.

Principali caratteristiche richieste:

• Possiede una laurea del settore umanistico o archivistico oppure una laurea più specialistica nel caso in cui l’attività svolta lo richieda;
• Conosce le principali applicazioni informatiche e software per l’archiviazione e digitalizzazione dei dati;
• Possiede nozioni di archivistica, bibliografia e biblioteconomia;
• Possiede ottime capacità di catalogazione delle informazioni;
• Conosce le regole del web writing e di SEO;
• Possiede una perfetta conoscenza della lingua italiana e della terminologia tecnica propria del campo di specializzazione;
• Effettua ricerche bibliografiche;
• Conosce le diverse tecniche di assortimento documentale;
• Organizza eventi culturali e mostre con il fine di valorizzare il centro di documentazione;
• Fornisce assistenza e informazioni ai visitatori e agli utenti che accedono al centro di documentazione;
• Possiede un’ottima capacità di analisi e di sintesi;
• È fortemente orientato verso il cliente/utente;
• Conosce almeno una lingua straniera;
• Possiede ottime doti comunicative e di precisione.

Il Documentalista mette a disposizione la propria professionalità nel campo della ricerca delle informazioni e dei documenti. Il mondo di internet offre oggigiorno una quantità di strumenti e di dati che fino a qualche decennio fa erano inimmaginabili. Il professionista offre pertanto valido supporto all’utente, diventando per così dire un alter ego della risorsa virtuale. Attraverso la consultazione e la cernita dei siti telematici più idonei è in grado di proporli sotto forma di links o di abstract rendendo così più facile e rapido accedere a determinate risorse. L’obbiettivo è quello di valorizzare le informazioni e offrirle come un qualsiasi prodotto di mercato a carattere scientifico.

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