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Il Virtual Assistant: chi è?

Il Virtual Assistant o anche conosciuto come assistente virtuale da remoto è una figura professionale che offre servizi online di vario genere. I clienti degli assistenti virtuali sono liberi professionisti o imprese appartenenti ai più svariati settori. Tra di essi possiamo segnalare start up, piccole aziende, attività commerciali, ma anche medici, avvocati e top manager.

Cosa fa?

Le possibilità offerte dallo smart working hanno consentito in questi ultimi anni il proliferare di numerose attività che possono essere svolte da remoto. Tra queste una delle più diffuse e apprezzate è certamente il Virtual Assistant, impegnato nel supportare quotidianamente professionisti e imprenditori.

I compiti del Virtual Assistant vanno molto al di là di quelli svolti da una segretaria che lavora da remoto. In genere tale figura professionale acquisisce, in base alle proprie esperienze antecedenti, una serie abilità che lo portano in alcuni casi a specializzarsi in un determinato business. Una figura che potremmo definire molto versatile, in grado cioè di svolgere varie tipologie di mansioni.

Il fatto di poter disporre ormai di tecnologie che ci permettono di creare una sorta di ponte tra mondo reale e mondo virtuale ha consentito a milioni di persone di poter essere connessi ovunque. Tutto ciò è reso possibile dallo sviluppo del digitale da un lato e dall’altro con all’elevata professionalità delle persone coinvolte in questo importante settore del mondo del lavoro.

Le attività svolte dal Virtual Assistant sono varie e dipendono dal business di riferimento. Può infatti svolgere mansioni di gestione della posta elettronica, può essere impegnato nella stesura di documenti oppure nella gestione dell’agenda degli appuntamenti, proprio come farebbe una normale segretaria.

L’assistente virtuale potendo lavorare da remoto non svolge il proprio lavoro come dipendente, ma lavora per obbiettivi che via via vengono condivisi con il cliente. Un altro aspetto che viene considerato è il costo del lavoro rispetto ad un dipendente, un lavoratore subordinato costa quasi il doppio della sua retribuzione netta. Delegando ad un professionista esterno all’azienda determinate attività il cliente è in grado di potersi concentrare su altri aspetti del suo business. Un altro motivo per cui i Virtual Assistant sono sempre più richiesti è il loro maggior apporto qualitativo rispetto al dipendente. L’assistente si concentra unicamente sul risultato, avendo ben chiaro che la soddisfazione di chi richiede le sue prestazioni è il primo obbiettivo da raggiungere.

Come si diventa Virtual Assistant?

La seguente figura professionale offre diverse servizi in base al proprio background personale, perciò è difficile definire un quadro preciso del tipo di formazione da conseguire. Se l’assistente virtuale dispone di un profilo legale può fornire le proprie competenze agli avvocati o a studi di consulenza. Nel caso in cui abbia competenze di marketing lavorerà prevalentemente nel settore della pubblicità e così via. Aspetto importante della professione è comunque l’aggiornamento continuo, in particolare sui vari strumenti da utilizzare per il lavoro online che siano software, app o dispositivi digitali.

La frequentazione di corsi specifici per assistenti virtuali può essere una buona base di partenza per avere un’idea generale di com’è impostata questa attività.

Le skills richieste sono comunque diverse da quelle di una segretaria che opera in un ufficio. Tra le doti più importanti possiamo considerare la gestione dei dati sensibili del cliente nel pieno rispetto della sua privacy, un’ottima organizzazione ed una buona attitudine a rapporti con il pubblico.

In sintesi cosa fa una Virtual Assistant?

• Gestire gli appuntamenti, l’agenda e la posta elettronica del cliente;
• Effettuare ordini, preventivi, e registrare i relativi documenti;
• Redigere documenti;
• Creare presentazioni in Powerpoint;
• Organizzare e gestire eventi virtuali come riunioni e meeting;
• Creare e gestire blog;
• Creare e gestire profili su piattaforme social;
• Scrivere e revisionare articoli e pubblicazioni;
• Aggiornare schede di prodotto su siti web;
• Gestire i pagamenti e le transazioni commerciali;
• Gestire i solleciti e il recupero crediti.

Principali caratteristiche richieste:

• Possiede un titolo di studio che può variare a seconda delle richieste del cliente e del suo business;
• Conosce i diversi dispositivi digitali, i software, le app e quanto altro può essere utile ai fini del suo lavoro;
• Possiede eccellenti doti comunicative sia scritte che orali;
• Possiede ottime competenze informatiche in particolare nella gestione dei dati in cloud, utilizzando per esempio piattaforme come Google Drive, Google Docs e Dropbox;
• Possiede ottime capacità decisionali ed è in grado di elaborare in modo veloce le informazioni che gli vengono fornite;
• Gestisce il tempo a disposizione in modo ottimale e rispetta le scadenze di lavoro decise con il cliente;
• Possiede ottime doti di affidabilità e di onestà nel trattare dati sensibili;
• Mantiene alto il livello della proprie conoscenze attraverso una formazione ed un aggiornamento continuo;
• Possiede un forte orientamento ai dettagli e riesce ad individuare anche i più piccoli errori;
• Possiede un’ottima conoscenza della lingua inglese.

Il Virtual Assistant è certamente una delle professioni che avrà un futuro garantito. L’assistente virtuale trova impiego sia presso i liberi professionisti (medici, avvocati, imprenditori) sia in piccole realtà aziendali. Il fatto di delegare gran parte del proprio ad una persona esterna che si occupa di gestire il proprio business consente al cliente risparmiare sia del tempo che del denaro. Purtroppo occorre anche dire che tale figura professionale in Italia, a differenza dei paesi anglosassoni e francofoni, è ancora poco conosciuta. In tali paesi, infatti,  sono presenti delle vere e proprie associazioni di Virtual assistant. In Italia, invece, siamo ancora solo a livello di community perché tale attività non è riconosciuta in maniera ufficiale.

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