Il nostro cliente IoInvesto SCF, realtà in forte crescita nel settore della consulenza finanziaria indipendente, ci ha incaricato di ricercare una figura di Administrative & Operations Specialist da inserire nella propria struttura di Bergamo.
L’azienda
IoInvesto SCF è una realtà in crescita che opera nel mondo della consulenza finanziaria indipendente, con una struttura organizzativa moderna e fortemente orientata alla digitalizzazione.
L’azienda conta oggi circa 20 collaboratori interni e oltre 100 consulenti, distribuiti principalmente da remoto, e negli ultimi anni ha investito in modo significativo nell’automazione dei processi e nello sviluppo di strumenti digitali proprietari.
Questo approccio ha trasformato profondamente anche il modo di lavorare dell’area amministrativa: molte attività che in passato richiedevano operatività manuale sono oggi automatizzate o supportate dalla tecnologia.
La nuova figura entrerà quindi in un contesto nel quale precisione, autonomia e capacità di migliorare ciò che già esiste sono più importanti della semplice esecuzione di attività ripetitive.
Administrative & Operations Specialist – Process Optimization
Cerchiamo una persona con un solido background amministrativo, abituata a gestire in autonomia attività diverse e a muoversi con naturalezza tra amministrazione, HR amministrativo e gestione operativa dell’ufficio.
Non è un ruolo di contabilità pura: bilancio e scritture contabili restano affidati al commercialista, così come l’elaborazione dei cedolini è gestita dal consulente del lavoro.
È invece una posizione trasversale, con riporto diretto al CEO, nella quale la persona avrà la responsabilità operativa di numerosi processi aziendali e diventerà un punto di riferimento interno per farli funzionare in modo preciso ed efficiente.
La differenza rispetto a una classica posizione amministrativa?
Non cerchiamo qualcuno che si limiti a eseguire una procedura. Cerchiamo qualcuno che, una volta imparata, sappia anche chiedersi: “Possiamo farla meglio?”
L’azienda dispone già di procedure e processi strutturati; la persona verrà inserita attraverso un affiancamento diretto e avrà progressivamente la possibilità di proporre semplificazioni, automazioni e modalità di lavoro più efficienti.
Di cosa ti occuperai
La posizione è volutamente trasversale e comprende principalmente:
HR Administration
- Gestione dei processi di onboarding e offboarding dei collaboratori.
- Predisposizione e gestione della documentazione contrattuale e delle integrazioni.
- Interfaccia con il consulente del lavoro per gli aspetti amministrativi del personale.
- Gestione di ticket restaurant e attività correlate.
- Gestione della documentazione relativa a salute e sicurezza, in collaborazione con i consulenti esterni.
- Supporto amministrativo alle persone presenti nella struttura.
Amministrazione e ciclo attivo
- Emissione e gestione delle fatture verso i clienti (ciclo attivo).
- Controllo degli incassi e riconciliazioni.
- Gestione di rimborsi e disdette.
- Verifica della correttezza dei dati e delle quadrature.
- Gestione delle attività amministrative legate alla rete di consulenti.
Ciclo passivo e rapporti con i professionisti esterni
- Gestione delle fatture dei fornitori.
- Predisposizione dei pagamenti a consulenti, collaboratori e dipendenti.
- Gestione dello scadenziario.
- Predisposizione della documentazione necessaria al commercialista.
- Interfaccia operativa con commercialista, consulente del lavoro e altri professionisti esterni.
Processi e organizzazione
- Gestione e aggiornamento delle procedure interne.
- Individuazione di passaggi ridondanti o attività che possono essere semplificate.
- Collaborazione con il CEO e il CTO nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro.
- Supporto all’evoluzione degli strumenti digitali e delle piattaforme aziendali.
- Utilizzo degli strumenti di automazione e AI già presenti o progressivamente introdotti nell’organizzazione.
Office Management
- Gestione operativa dell’ufficio.
- Monitoraggio delle forniture e degli approvvigionamenti.
- Gestione dell’archiviazione documentale e delle necessità organizzative della sede.
- Supporto nell’organizzazione di riunioni, incontri ed eventi.
- Verifica che l’ufficio sia sempre operativo e funzionale.
Chi cerchiamo
Il profilo ideale ha maturato almeno 3 anni di esperienza in ambito amministrativo, preferibilmente all’interno di realtà di piccole o medie dimensioni nelle quali abbia avuto modo di occuparsi di più attività e di seguire i processi con una visione completa.
Non cerchiamo necessariamente la persona con il percorso più prestigioso.
Cerchiamo quella persona amministrativa che, quando le dai un processo da gestire, lo fa funzionare davvero.
Una persona:
- precisa e affidabile, soprattutto nelle attività con scadenze definite;
- autonoma nella gestione del lavoro;
- abituata a gestire contemporaneamente attività diverse;
- con buona conoscenza del ciclo attivo e passivo;
- capace di gestire riconciliazioni bancarie e scadenziari;
- in grado di interfacciarsi autonomamente con commercialista e consulenti esterni;
- con una buona conoscenza operativa di Excel o Google Sheets;
- abituata a lavorare con procedure e documentazione organizzata;
- dotata di spirito pratico e capacità di problem solving;
- curiosa e predisposta a comprendere nuovi strumenti e modalità di lavoro.
Ci interessa particolarmente la mentalità.
Se davanti a un’attività ripetitiva pensi “ok, la faccio” va bene.
Se dopo averla imparata pensi anche “ma perché la facciamo così? Possiamo semplificarla?”, probabilmente potresti essere la persona che stiamo cercando.
Costituiscono un plus
- Esperienza in ambito HR amministrativo.
- Esperienza in aziende di piccole/medie dimensioni con responsabilità operative trasversali.
- Esperienza nella gestione di rapporti con commercialisti e consulenti del lavoro.
- Familiarità con gestionali di fatturazione elettronica e strumenti di remote banking.
- Conoscenza di strumenti di automazione no-code, come Make o Zapier.
- Utilizzo pratico di strumenti di Intelligenza Artificiale per attività lavorative.
- Esperienza in società finanziarie, assicurative o bancarie.
- Conoscenza di base della normativa in materia di salute e sicurezza.
Le competenze digitali e di AI non sono un requisito tecnico per entrare nel ruolo: ciò che ci interessa è soprattutto una persona curiosa, intelligente e disponibile a utilizzare la tecnologia per lavorare meglio.
Cosa offriamo
- Inserimento in una realtà in forte crescita e con un’organizzazione moderna.
- Contratto a tempo indeterminato.
- CCNL Commercio – 14 mensilità.
- RAL indicativa €28.000 – €40.000, commisurata all’esperienza e alle competenze.
- Ticket restaurant del valore di 8 € per ogni giornata lavorata, anche in smart working.
- Modalità di lavoro ibrida e molto flessibile: indicativamente 1-2 giorni a settimana in ufficio, il resto da remoto.
- Sede di lavoro nel centro di Bergamo, facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici; l’automobile costituisce un plus.
- Affiancamento diretto del CEO nella fase di inserimento.
- Procedure già strutturate e documentate.
- Possibilità concreta di contribuire all’evoluzione e all’ottimizzazione dei processi aziendali.
- Un ruolo con ampi margini di autonomia e responsabilità, senza la necessità di gestire un team.
- Possibilità di crescita futura verso responsabilità sempre maggiori in ambito Amministrazione, Operations e Process Management, in funzione delle capacità e delle ambizioni della persona.
Il punto di partenza è amministrativo. Il potenziale del ruolo è molto più ampio.
Questa posizione può essere particolarmente interessante per una persona che oggi lavora in una piccola realtà e sente di avere acquisito una buona autonomia, ma vorrebbe entrare in un’organizzazione più strutturata e allo stesso tempo continuare ad avere una visione completa dei processi, anziché diventare responsabile di un singolo pezzetto.
Se ti riconosci in questo approccio e cerchi un ambiente nel quale precisione, autonomia, tecnologia e capacità di migliorare le cose vengano realmente valorizzate, inviaci la tua candidatura.
Sede di lavoro: Bergamo
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