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L’Archivista: chi è?

L’Archivista è una figura lavorativa che si occupa di organizzare archivi, con particolare riguardo a quelli di interesse storico e culturale. Egli si impegna a schedare, riordinare e inventariare vari tipi di beni appartenenti a diversi settori merceologici. Rientra tra le sue mansioni anche la corretta conservazione dei beni oggetto di indagine e si prodiga affinché essi non subiscano alcun danno.

Cosa fa?

L’archivio viene definito come quel: ”Complesso di documenti prodotti, ricevuti, acquisiti e comunque formati da un soggetto produttore pubblico o privato ovvero aggregazione di documenti generati da soggetti che cooperano ai fini della trattazione di un determinato affare, indipendentemente dal formato o dal supporto”.

Da ciò si evince che l’archivio è un insieme di documenti prodotti o ricevuti da uno stesso soggetto (ente, famiglia, azienda). Gli archivisti ne gestiscono la documentazione, la conservazione e la trasmissione a chi ne fa richiesta.

I documenti possono avere vari di tipo formato, tra di essi possiamo segnalare: disegni, stampe,  fotografie, registrazioni audio/video fino ai supporti digitali propri delle tecnologie informatiche. L’attività del professionista è incentrata nella raccolta e catalogazione dei documenti e nella loro suddivisione presso le diverse sezioni dell’archivio. L’archivista gestisce tre tipi archivio, quello corrente, di deposito e storico.

L’archivio corrente si può considerare come la prima fase di vita dell’archivio. In esso vengono posti i documenti che man mano si originano da un normale svolgimento di un’attività. Questo tipo di archivio ha finalità essenzialmente pratiche, amministrative e giuridiche, la corretta gestione di questa fase è fondamentale per il successivo passaggio alla “fase storica”. Durante la parte primaria di vita dell’archivio vengono utilizzati una serie strumenti con il fine di registrare, classificare e fascicolare i documenti.

La seconda fase di vita è quella di deposito. Tale fase appartiene ai documenti che non hanno più importanza dal punto di vista pratico degli affari correnti, ma che possono ancora essere utili dal punto di vista giuridico e amministrativo.

L’aspetto importante è mantenere il vincolo organizzativo con la fase precedente (archivio corrente), il termine di permanenza delle carte nell’archivio di deposito, secondo la legislazione nazionale, è di 30 anni. Passato questo periodo i documenti vengono passati all’archivio storico.

L’archivio storico è attivo quando i documenti hanno terminato la loro fase di servizio e gli stessi vengono conservati per essere consultati ai fini di ricerca o studio. In questo momento le carte, le mappe, le stampe, i disegni…assumono valore storico. Con il passaggio alla fase storica la documentazione viene affidata a istituzioni che si occupano di conservare tali archivi.

Come si diventa Archivista?

Per diventare archivista occorre intraprendere il percorso universitario frequentando corsi di laurea in Beni Culturali, Lettere o Storia. Questi corsi di laurea consentiranno di acquisire quel bagaglio culturale necessario per poter gestire e catalogare varie tipologie di documenti. La formazione può variare in base al tipo di documentazione di cui la figura professionale si occupa, inoltre, è possibile proseguire il percorso di studio specializzandosi come per esempio frequentando il corso della “scuola vaticana di Paleografia, Diplomatica e Archivistica” oppure Master di primo e secondo livello in Catalogazione dei beni archivistici e librari. Per archiviare documenti antichi viene richiesta anche un’ottima conoscenza della lingua latina e greca, data l’importanza che essa ha negli archivi storici.

In sintesi cosa fa un Archivista?

• Raccogliere varie tipologie di documenti, verificarne la veridicità e schedarli;
• Gestire e ordinare gli archivi;
• Conservare i documenti preservandoli dall’incedere del tempo;
• Trasferire i documenti all’interno delle apposite sezioni;
• Creare banche dati per rendere più rapida una loro individuazione;
• Monitorare costantemente il loro stato di conservazione e nel caso procedere con il restauro oppure, in casi complessi, contattando personale specializzato;
• Copiare i documenti in via di deterioramento;
• Digitalizzare i documenti per un più facile accesso anche da remoto;
• Promuovere la funzione culturale dell’archivista attraverso esposizioni e attività didattiche.

Principali caratteristiche richieste:

• Possiede un laurea di tipo umanistico, tra le più gettonate quelle in Beni Culturali, storia o lettere;
• Mantiene alto il livello della propria formazione professionale frequentando corsi di specializzazione o master;
• Possiede un’ottima conoscenza dei principi e della legislazione in materia archivistica;
• Possiede buone nozioni in campo informatico, in particolare per quanto riguarda la digitalizzazione per convertire i documenti su server o computer;
• Conosce i principali software per catalogare e indicizzare i documenti;
• Conosce le varie tecniche per conservare dal deterioramento, dovuto in particolare alla luce e all’umidità, i vari tipi di documenti;
• Conosce le lingue straniere vive, ma anche quelle morte (greco e latino) necessarie per interpretare correttamente documenti antichi;
• Conosce le discipline ausiliare dell’archivistica come la numismatica, l’araldica e la metrologia;
• Possiede ottime competenze nel lavoro d’ufficio;
• Possiede buone doti comunicative ed una certa predisposizione verso il cliente;
• Possiede senso critico e doti di problem solving;
• Pone la massima precisione e attenzione per i dettagli;
• Organizza e gestisce il proprio tempo in maniera ottimale.

L’Archivista nell’era della digitalizzazione ha trovato probabilmente un nuovo slancio dal punto di vista lavorativo. Una volta questa professione era relegata a stanze buie e polverose, con l’avvento di internet l’archiviazione dei documenti è diventata più rapida grazie all’utilizzo di appositi software e apparecchi di scannerizzazione professionali. L’archivista è diventato, forse più di altre professioni, un profondo conoscitore dello strumento informatico. Questa figura professionale risulta attualmente molto ricercata dalle aziende, in quanto è in grado di mettere di fronte le conoscenze del mondo analogico con quelle del mondo digitale. Pertanto tale profili assumono il vero e proprio ruolo di mediatori della documentazione. Il comune denominatore tra il “vecchio” sistema di archiviazione fatto di documenti cartacei e il nuovo mondo dell’era digitale risiede nella memoria e gli archivisti con il loro paziente e scrupoloso lavoro quotidiano ne sono i garanti.

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